Työvuorosuunnittelu ohjelma: työvuorojen suunnittelu ravintola-alalla
Kirjoittanut Antti Tuomola
Julkaistu 07.07.2022
Työvuorolistan suunnittelu ravintolassa on pakollista puuhaa: laki määrittää, että työvuorolista on oltava tehtynä aina tulevalle kolmelle viikolle, ja julkaistuna viimeistään viikkoa ennen sen alkamista. Tämä pätee sekä saliin että keittiöön.
Mitä vaihtoehtoja työvuorosuunnitteluun löytyy?
Ravintolan tai kahvilan työvuorosuunnitteluun löytyy rajallinen määrä erilaisia ohjelmia. Yleisimpiä vaihtoehtoja ovat Excel, Google Sheets, tai jokin työvuorosuunnitteluohjelma. Jokaisella näistä on omat hyvät ja huonot puolensa. Jotkut tekevät listat myös käsin, mutta siinä tulee tehtyä tupladuunia: joudut kuitenkin syöttämään tiedot johonkin digitaaliseen systeemiin, jotta saat palkat laskettua tai tiedot palkanlaskijalle. Samoin tein kannattaa suunnitella listat digitaalisesti, jotta ne on helppo jakaa työntekijöille ja palkanlaskentaan.
Excel / Google Sheets
Työvuorolistaa voi lähteä tekemään taulukko-ohjelmistolla, esim. Excel tai Google Sheets. Hyviä puoli on se, että ainakin Sheets on ilmainen käyttää. Huono puoli on se, että suurin osa ajastasi menee itse listan tekoon, ei työvuorojen suunnitteluun. Lisää aikaa kuluu työvuorojen julkaisemiseen, toteutuneiden tuntien kirjaamiseen, tuntien laskentaan ja muuhun. Tämä kaikki on pois siitä ajasta ja aivotyöstä, jonka voisit käyttää itse työvuorosuunnitteluun.
Miksi aikaa kannattaa käyttää työvuorosuunnitteluun? Jos saat nipistettyä yhdenkin tunnin pois kuukauden työvuorolistasta (se on melko helppoa, pienenkin ravintolan tuntilista on satoja tunteja per lista), olet säästänyt enemmän rahaa kuin esimerkiksi Tyovuorolista.fi -palvelun kuukausimaksu (12 €). Ja säästät aikaa, jota voit käyttää johonkin muuhun. Vaikka asiakaspalveluun. Tai kaljan juomiseen.
Työvuorosuunnitteluohjelma
Vaihtoehdot voidaan jakaa ensin kahteen osaan:
- Kotimaiset ohjelmistot
- Ulkomaiset ohjelmistot
Molemmat ovat aivan mahdollisia vaihtoehtoja, mutta kerrankin kannattaa valita kotimainen softa: työvuorosuunnittelussa on tärkeää, että ohjelmisto ymmärtää suomalaista työaikalainsäädäntöä. Sen pitäisi osata kertoa sinulle esimerkiksi:
- kuinka pitkä listan tulee olla (3 viikkoa)
- koska listan tulisi alkaa (maanantaista)
- kuinka pitkä työvuoro saa olla (10 h, tai erikseen sovittaessa pidempi)
- kuinka lyhyt työvuoro saa olla (4 h, perustellusta syystä lyhyempi)
- kuinka pitkä tauko työvuorojen välissä tulee olla (11 h)
Kotimaisia ohjelmistoja ovat mm:
Ulkomaisia ohjelmistoja ovat mm:
Ulkomaisissa ohjelmistoissa - jotka käytännössä aina ovat jenkkiläisiä - saattaa olla myös ärsyttäviä paikalliserikoisuuksia, kuten viikon alkaminen sunnuntaista, kellonaikojen ilmaiseminen AM/PM -jaolla, jne.
Miksi valita Tyovuorolista.fi?
Työvuorolistan etuja kilpailijoihin nähden ovat:
- Me emme koeta kynyttää sinulta jokaista irtoavaa euroa: hintamme ovat julkisesti nähtävillä, toisin kuin muilla kotimaisilla toimijoilla.
- Voit aloittaa käytön heti: meillä sovellus ostetaan kotisivuilta, ja sen käytön voi aloittaa heti. Ei demopuheluita, tarjouspyyntöjä ja muut ajanhukkaa.
- Käytön helppous: työvuorot laitetaan kalenteriin vetämällä työntekijä halutulle kohdalle. Työvuorot julkaistaan nappia painamalla.
- Joustavuus: me ymmärrämme, että ravintolat ovat hektisiä ympäristöjä. Välillä sääntöjen tulee joustaa. Meillä voit tehdä työvuorolistan myös viikoksi, tai aloittaa sen torstaista, tai tehdä kahden tunnin työvuoron. Me näytämme muistutuksen, mutta emme estä sinua. Sovellus on tehty mahdollistamaan ravintolasi toiminta, ei valvomaan työaikalainsäädäntöä.
- Ilmainen aloittaa, edullinen käyttää: voit aloittaa käytön heti ilmaiseksi. Vasta kun lisäät neljännen työntekijän, maksat yhden lounaan hintaisen kuukausimaksun. Tällä hinnalla voit tehdä listoja 20:lle työntekijälle!