Työvuorolistojen julkaisu ja lähettäminen

Kirjoittanut Antti Tuomola
Julkaistu 30.01.2024

Kaksi eri työvuorolistatyyppiä

Työvuorolistassa on kahta eri työvuorolistatyyppiä:

1. Tiimikohtainen työvuorolista: tällä listalla näkyy kaikki tiimin työntekijät, joilla on vuoroja listalla, sekä heidän työvuoronsa. Tämä lista on saatavilla kuvana ja PDF:nä.

   

2. Henkilökohtainen työvuorolista: tällä listalla näkyy yksittäisen työntekijän vuorot julkaistavan listan ajalta. Tämä lista sisältää kaikki vuorot tältä ajalta, myös muiden tiimien listoilta. Näin työntekijä saa aina täydellisen työvuorolistan kolmelle viikolle, eikä hänen tarvitse koota aikatauluaan useasta eri listasta. Tämä lista luodaan, kun listat lähetetään työntekijöille sähköpostitse.

   

Kolme eri julkaisuformaattia

Työvuorolista-sovelluksessa on monta tapaa julkaista työvuorolista työntekijöille:

1. Kuva: voit tallentaa kuvan tiimin työvuorolistasta koneellesi tai kopioida sen leikepöydällesi. Nämä toiminnot ovat näppäriä, kun haluat lähettää vaikkapa ehdotuksen työvuoroista työntekijöiden Whatsapp-ryhmään tai muualle.
2. PDF: voit tallentaa tai tulostaa PDF-version tiimin työvuorolistasta. Sen resoluutio mahdollistaa zoomaamisen lähelle laadun kärsimättä, ja PDF:stä saat teräviä tulosteita työpaikan seinälle.
3. Sähköposti: voit lähettää työntekijöille heidän henkilökohtaisen työvuorolistansa. Tämä lista sisältää aina työntekijän kaikki vuorot lähetettävän listan ajalta - myös ne, jotka ovat mahdollisesti toisten tiimien listoilla saman aikaikkunan sisällä.

Tiivis ja väljä asettelu

Voit nyt valita työvuorolistan esitystavan kahdesta eri vaihtoehdosta:

1. Tiivis asettelu (oletus): Tässä asettelussa työvuorolista näytetään tiiviissä muodossa, jolloin se vie vähemmän tilaa ja soveltuu erityisesti suurille tiimeille tai pitkille aikajaksoille. Tiivis asettelu on myös ihanteellinen tulostamiseen, sillä se säästää paperia.

2. Väljä asettelu: Tämä asettelu antaa jokaiselle vuorolle enemmän tilaa ja on visuaalisesti väljempi. Se voi olla helppolukuisempi, kun tiimissä on vähemmän työntekijöitä tai kun haluat korostaa yksittäisiä vuoroja.

Voit vaihtaa asettelua “Julkaise”-näkymässä olevasta “Tiivis asettelu” -kytkimestä. Asetus vaikuttaa sekä kuvana että PDF:nä tallennettaviin ja printattaviin työvuorolistoihin.

Työvuorolistan lähettäminen sähköpostilla.

Voit lähettää henkilökohtaiset työvuorolistat työntekijöille sähköpostilla seuraavasti:

• Julkaise -> Lähetä sähköpostilla…
• Avautuu modaali, jossa on listattu kaikki tiimin työntekijät, ja valittu ne, joilla on vuoroja listalla.
• Voit valita myös työntekijöitä, joilla ei ole vuoroja listalla. Voit myös poistaa valinnan työntekijöiltä, joille et halua listaa lähettää.
• Paina Lähetä sähköpostit, jolloin valituille työntekijöille lähetetään sähköpostilla heidän henkilökohtaiset työvuorolistansa. Saat erillisen notifikaation jokaisesta lähetyksestä.

Henkilökohtainen työvuorolista kokoaa vuorot eri tiimeistä

Kun lähetät henkilökohtaisia työvuorolistoja sähköpostilla, kokoaa sovellus aina työvuorot listan ajalta myös muista tiimeistä. Näin taataan, että vaikka julkaisisit esim. “Toimisto”-tiimin työvuorolistan ajalla 1.-21.1., ja listan jollakin työntekijällä on tuon saman aikavälin “Sali”-tiimin työvuorolistassa vuoroja, nuo sali-vuorot lisätään tähän lähtettävään listaan.

Tätä ominaisuus ei ole valinnainen, koska haluamme, että työntekijällä on aina yhtenäinen ja helposti luettava työvuorolista.

Ole siis tarkkana, että myös muiden tiimien samanaikaiset listat ovat valmiina ainakin niiden työntekijöiden osalta, joilla on vuoroja molemmissa tiimeissä.

Modaali näyttää sinulle aina listan niistä vuoroista, joita se on lisäämässä lähetettävään listaan. Näin voit ennen lähetystä tarkistaa, että kaikki on kunnossa.

Kaikkien listojen yhtäaikainen julkaisu

Mikäli yrityksessäsi julkaistaan kaikkien tiimien listat yhtäaikaisesti, voit tehdä sen helposti tästä samasta modaalista. Mikäli muissa tiimeissä on samalle aikaikkunalle julkaisemattomia listoja, näet tässä modaalissa uuden ikkunan avaavan linkin “Voit myös julkaista kaikkien osastojen listat”. Tätä linkkiä klikkaamalla avautuu uusi modaali, jossa näytetään lähetettävät listat tuntimäärineen.

Mikäli painat ”Julkaise kaikki listat”, kaikki nämä listat merkitään julkaistuiksi ja kaikille työntekijöille, joilla on näissä listoissa työvuoroja, lähetetään henkilökohtainen työvuorolista sähköpostiin. Kuten aina, tämä lista sisältää kootusti kaikki työntekijän vuorot kaikista näistä listoista.

Vaikka listat merkataan julkaistuiksi, voit palauttaa ne muokattavaksi päävalikosta Hallinta -> Työvuorolistat